Можно ли выдать трудовые книжки на руки сотрудникам, выдать трудовую книжку руки сотруднику

Содержание
  1. Можно ли выдать трудовые книжки на руки сотрудникам
  2. Вопрос
  3. Ответ
  4. Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?
  5. Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
  6. Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
  7. Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
  8. Выдаем на руки оригинал трудовой книжки
  9. Можно ли выдавать оригинал
  10. Срок выдачи и возврата
  11. Заявление от работника
  12. Выдать трудовую книжку на руки сотруднику
  13. Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?
  14. Выдача трудовой книжки на руки
  15. Выдача трудовой книжки работнику
  16. Выдаем на руки оригинал трудовой книжки
  17. Как выдать работнику трудовой книжки на руки без увольнения?
  18. Как выдать трудовую книжку на руки работнику
  19. Можно ли выдать трудовую книжку на руки работнику
  20. Можно ли выдавать трудовую книжку на руки работнику
  21. Выдача трудовой книжки на руки работнику
  22. Нововведения
  23. Выдаем документ без нарушений
  24. Составляем локальный акт

Можно ли выдать трудовые книжки на руки сотрудникам

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Можно ли раздать трудовые книжки сотрудникам на руки, на микропредприятии, в марте 2017 года.

Ответ

Если работник не увольняется, то трудовую книжку ему выдать вы можете только в одном случае — когда она нужна для целей обязательного социального страхования (обеспечения). Например, чтобы работник мог представить трудовую книжку в ПФР для назначения ему пенсии или ее перерасчета (ст. 62 ТК РФ, п. 11 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).

Изменения в кадровых документах:

Выдать трудовую книжку сотруднику надо не позднее трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления о выдаче трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). На этом же заявлении работник должен расписаться в получении трудовой книжки. Для этого он должен собственноручно написать на заявлении слова «Трудовую книжку получил», дату получения трудовой книжки, свои Ф.И.О. и расписаться. Такая расписка подтвердит правомерность отсутствия у вас трудовой книжки работника при проведении проверки трудинспекцией.

Сотрудник, получивший трудовую книжку для целей обязательного социального страхования, должен вернуть ее вам как работодателю не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования.

Во всех остальных случаях работнику, который не увольняется, трудовую книжку выдать на руки нельзя (п. 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее — Правила).

Ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки, а он его потеряет, то ответственность за утрату будет нести сотрудник, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек в организации. Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку.

Кроме того, за нарушение правил хранения трудовых книжек могут быть наложены два административных штрафа :

— на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;

— на ее должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, — от 1 000 до 5 000 руб (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, п. 45 Правил, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0)

Вместо оригинала трудовой книжки работнику можно выдать ее заверенную копию . Для этого на копиях всех заполненных страниц трудовой книжки надо проставить заверительную надпись и поставить печать организации (если вы ее используете). Нотариальное заверение копии трудовой книжки не требуется.

Если же вы выдаете трудовую книжку работнику при увольнении, попросите сотрудника расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Выдать трудовую книжку на руки сотруднику при увольнении — непреложная обязанность работодателя. Но разрешается ли отдавать на время книжку владельцу в других ситуациях? Ответ — в этой статье.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Выдаем на руки оригинал трудовой книжки

Можно ли выдавать оригинал

Действительно, оригинал трудовой книжки на руки выдать можно. Такое исключение сделано для случаев, когда книжка нужна работнику для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ). Поэтому, если оригинал трудовой книжки нужен для представления в Пенсионный фонд, то работнику нужно пойти на встречу. Ведь именно трудовая книжка подтверждает страховой стаж сотрудника (п. 11 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). В других случаях выдавать трудовые книжки сотрудникам нельзя.

Срок выдачи и возврата

Трудовую книжку нужно выдать работнику в трехдневный срок со дня подачи заявления на выдачу оригинала трудовой книжки. Причем сотрудник должен обязательно ее вернуть обратно в отдел кадров. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней после возврата ему трудовой территориальным отделением Пенсионного фонда (ст. 62 ТК РФ).

Заявление от работника

Заявление на выдачу трудовой может быть составлено сотрудником в произвольной форме, при условии, что в организации нет установленной формы для таких заявлений.

Отметим, что выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику недопустима без соответствующего заявления, написанного работником, потребовавшим книжку. Объясняется это тем, что за сохранность трудовых отвечает сотрудник предприятия, на которого возложена это обязанность. Если трудовая книжка, выданная сотруднику потеряется, то наличие заявления подтвердит факт выдачи трудовой сотруднику и позволит кадровику избежать ответственности. Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки (образец) может выглядеть так:

Правила обращения за страховой пенсией утверждены приказом Минтруда России от 17 ноября 2014 № 884н. А перечень документов, которые нужны для установления страховой пенсии, утвержден приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Документы для назначения пенсии может подать не только работник, но и его работодатель при наличии письменного согласия такого сотрудника. По общему правилу для установления пенсии необходимы:

  • заявление об установлении пенсии;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и местожительство сотрудника;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;
  • документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;
  • выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;
  • документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.

Если документы в ПФР подает представитель сотрудника, то вместе с общим пакетом документов дополнительно представляют соответствующую доверенность и паспорт представителя. Когда же документы в ПФР подает работодатель, то дополнительно к общему пакету документов он представляет:

  • письменное согласие сотрудника на представление его заявления работодателем;
  • документ, который подтверждает, что гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем. Это может быть трудовой договор, копия трудовой книжки сотрудника или справка от работодателя;
  • документы, удостоверяющие личность руководителя организации и назначение его на соответствующую должность, например, копия приказа о приеме на работу.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2, 4–5, 6, 12, 53–68 перечня, утвержденного приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 № 958н.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Выдать трудовую книжку на руки сотруднику

Related Articles

Документы необходимые для повторного получения загран паспорта

Оформление комнаты в наследство мфц

Где взять заявление на возврат денег по страховке

Более того, работодатель не вправе отказать в выдаче документа, даже если сомневается в намерениях сотрудника. Выдача трудовой книжки происходит не позднее трех рабочих дней со дня подачи сотрудником соответствующего письменного заявления (ч. первая ст. 62 ТК РФ). Вернуть же ее в организацию сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней после получения трудовой из Пенсионного фонда (ч. четвертая ст. 62 ТК РФ). Делайте копию трудовой книжки сотрудника при приеме его на работу. Тогда в случае утраты оригинала документа будет проще оформить его дубликат. Обычно при обращении гражданина за назначением пенсии сотрудники Пенсионного фонда не забирают трудовую книжку, а снимают с нее копию и тут же возвращают документ2.

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Выдача трудовой книжки на руки

Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.

  • Полномочия должностных лиц работодателя.
  • Регламентирование временной выдачи В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

    • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
    • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
    • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
    • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

    Инструкция о порядке временной выдачи В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока.

    Выдача трудовой книжки работнику

    Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

    Ознакомление После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

    • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
    • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей.

    Дисциплинарная ответственность Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность.

    Выдаем на руки оригинал трудовой книжки

    Что нужно сделать с 12 по 16 марта Чтобы не забывать о важных бухгалтерских делах, можно вести ежедневник, установить на свой смартфон специальную программу, которая будет напоминать о планах, или наклеивать на рабочий монитор исписанные заметками стикеры.
    Но проще всего, еженедельно читать наши напоминания. Переход из одной ИФНС в другую не потребует обязательной сверки Налоговая служба обновила регламент организации работы с плательщиками налогов, сборов, страховых взносов на ОПС, а также налоговыми агентами.

    Как выдать работнику трудовой книжки на руки без увольнения?

    Данную расписку следует вложить в книгу учёта движения трудовых книжек.

    Важную информацию о невыдаче трудовой вы найдете в материале здесь.

    Выдача трудовой книжки в других случаях трудовым законодательством запрещена. Ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек.
    Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки, а он его потеряет, то ответственность за утрату будет нести сотрудник, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек в организации.

    Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку.

    Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г.

    Как выдать трудовую книжку на руки работнику

    А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

    • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст.
      62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости).
      Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки.
      Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме.

    Можно ли выдать трудовую книжку на руки работнику

    Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку.

    Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г.

    КСС «Система Кадры» 2015 Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 3.

    Журнал «Кадровое дело» № 1, Январь 2015 Выдача трудовой книжки работнику на время В статье читайте:

    • Можно ли выдать работающему сотруднику оригинал трудовой книжки на руки
    • Обязан ли работодатель уточнять цель получения трудовой книжки
    • Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение срока возврата трудовой книжки

    C 1 января 2015 года работодатель обязан выдать сотруднику по его заявлению оригинал трудовой книжки для оформления пенсии (ст. 62 ТК РФ).

    Можно ли выдавать трудовую книжку на руки работнику

    Согласно статье 62 Трудового кодекса России по письменному заявлению гражданина о документах, связанных с работой, работодатель в течение 3 дней после поступления письменного ходатайства выдает и надлежащим образом (печать, подпись, дата) заверенные копии или оригиналы документов:

    • выписка из приказа о приеме работника на работу;
    • распоряжение о переводе на другую должность или в иное структурное подразделение данной организации;
    • выписка о внесении всех страховых взносов;
    • справка о фактической начисленной заработной плате;
    • выписка из приказа об увольнении работника и др.

    Такие документы буду особенно актуальными при намерении работника обратиться в суд за защитой трудовых прав.

    Ведь они станут доказательствами по гражданскому делу, что минимизирует временные затраты на их истребование.

    Выдача трудовой книжки на руки работнику

    Трудовая книжка – это основной документ трудящегося гражданина, являющийся подтверждением трудового стажа. Все книжки хранятся в кадровой службе предприятия, в котором занят человек в конкретный период. Ответственность за сохранность и достоверность информации переходит на специалиста, утвержденного приказом руководства. Документ не может быть передан в руки ее владельцу или постороннему человеку, если на то нет причины, соответствующей российскому законодательству. В каком случае выдача трудовой книжки на руки работнику не является нарушением регламента, рассмотрим в статье.

    Нововведения

    До недавнего времени выдача трудовой книжки на руки была возможна лишь в двух случаях:

    • При увольнении сотрудника.
    • При достижении пенсионного возраста, официальном уходе на заслуженный отдых.

    При появлении иных причин, требующих подтверждения трудового стажа гражданина или его занятости, на руки выдавалась копия оригинала, заверенная надлежащим образом.

    В 2015 году в Трудовой кодекс (ТК РФ) были внесены поправки, позволяющие выдавать оригинал трудовой книжки работнику, подошедшему к пенсионному возрасту (на основании ФЗ № 216). Пенсионный фонд может запросить трудовую книжку у гражданина при оформлении пенсии, чтобы подтвердить трудовой стаж.

    Обстоятельство возникает в том случае, если человек продолжает трудовую деятельность и увольняться не собирается, но подошел период начисления пенсионных выплат. Сотрудникам ПФР может быть недостаточно копий документов, подтверждающих общий стаж. Они дают предписание о представлении оригинала. Как поступить в таких обстоятельствах сотруднику, оформляющему пенсию, и кадровику, расскажем подробнее.

    Выдаем документ без нарушений

    Трудовым кодексом определены правила хранения и перемещения трудовых книжек работников (Постановление Правительства № 225). Любые процедуры с документом должны сопровождаться письменным подтверждением. Для этого предусмотрена книга учета и определен порядок, которому должен следовать кадровик. Рассмотрим все варианты выдачи трудовой книжки на руки работнику.

    При увольнении

    Если сотрудник увольняется по собственному желанию или по другим причинам, то для получения трудовой нужно написать заявление в соответствующей форме. В последний рабочий день кадровик, имея на руках приказ об увольнении, обязан передать увольняющемуся все документы, включая трудовую книжку. Задержка выдачи даже на один день подлежит наложению штрафов.

    Запись о выдаче трудовой заносится в журнал, где сотрудник собственноручно подтверждает этот факт подписью и датой.

    Трудовая должна быть оформлена в соответствии с трудовым законодательством. Если работник желает получить справки о доходах, выплатах в фонды и другую информацию, он должен написать заявление.

    Иногда возникают обстоятельства, когда работник не приходит за документами в отдел кадров. Чтобы работодатель не нарушил сроков выдачи трудовой на руки при увольнении, необходимо оформить запись об информировании сотрудника. Должен быть составлен бланк письменного уведомления с просьбой о явке гражданина в офис или разрешении выслать документы по почте. В таком случае на работодателя не будут наложены санкции за задержку выдачи документов при увольнении.

    В отпуск с последующим увольнением

    Иная ситуация складывается, когда сотрудник собирается уволиться, но отпуск не был использован. Согласно ТК РФ, датой увольнения считается последний день отпуска. Но трудовая книжка может быть выдана на руки раньше, в последний рабочий день перед выходом в отпуск. Все бы хорошо, но при неправильном оформлении факта выдачи документа кадровику может грозить штраф. В такой ситуации с увольняемого нужно взять расписку о получении трудовой книжки и взятии ответственности по ее сохранности на себя.

    Соответствующая информация вносится в журнал учета движения и хранения трудовых.

    Пенсионный возраст

    Для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии гражданину, желающему продолжить трудовую деятельность, в органы Пенсионного фонда могут потребоваться оригинал трудовой книжки и копия, заверенная у нотариуса.

    В любом случае работнику придется обращаться к работодателю, чтобы получить запрашиваемый бланк. Возможны следующие действия со стороны организации:

    • Предоставление оригинала сотрудником, ответственным за сохранность трудовой. Работник, претендующий на начисление пенсии, отправляется в ПФР вместе с кадровым специалистом. Тогда вся ответственность остается на кадровике и специальных расписок составлять не нужно.
    • Ответственный сотрудник самостоятельно обращается к нотариусу и оформляет копию трудовой, не выдавая документ на руки работнику.
    • Оригинал временно передается работнику для предоставления по месту требования. В этом случае требуется соблюдение определенного порядка передачи оригинала.

    О временной передаче оригинала на руки поговорим подробнее.

    Составляем локальный акт

    Если в организации предусмотрен факт выдачи на короткое время трудовой книжки работнику для предоставления по требованию в социальные службы, то должен быть составлен регламент данной процедуры. Он утверждается руководством. В локальном акте должна быть предусмотрена инструкция временной выдачи трудового бланка на руки работнику:

    1. Работник должен написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче оригинала на руки для предоставления в социальные службы.
    2. Положительный или отрицательный ответ должен быть дан не позднее 3 дней после обращения.
    3. Если решение положительное, то сотрудник обязан заполнить бланк расписки, где указываются сроки, на которые книжка выдается на руки.
    4. Соответствующая запись вносится в Книгу учета трудовых книжек, что снимает ответственность с кадровика и организации в целом.
    5. Инструкция должна содержать информацию об ответственности работника, который обратился за оригиналом. Сроки возврата и требования к внешнему состоянию, внутреннему содержанию документа (ни один бланк не должен быть испорчен).
    6. Определена ответственность за неисполнение требований по временной выдаче оригинала книжки на руки.

    С инструкцией должны быть ознакомлены все участники процедуры: ответственный кадровик и сотрудник, обратившийся с подобной просьбой.

    Несмотря на то, что стала возможна выдача трудовой книжки на руки сотруднику вне процесса увольнения, ответственность работодателя за хранение и оформление этого документа остается на прежнем уровне. Все факты передачи документа должны быть подтверждены. Чтобы не возникло непредвиденных обстоятельств, стоит позаботиться о налаживании сотрудничества с Пенсионным фондом (это актуально при большом штате). Возможен и такой вариант: ПФР отправляет запрос на предоставление оригинала трудовой книжки напрямую работодателю. Тогда руководство на основании официального запроса может предоставить документы без передачи их работнику.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит