Как формируется и ведется личное дело работника, порядок ведения личного дела работника

Содержание
  1. Как формируется и ведется личное дело работника
  2. Формирование личного дела сотрудника
  3. Журнал регистрации
  4. Оформление ЛД
  5. Порядок выдачи
  6. Хранение личных дел
  7. Формирование личного дела: видео
  8. Документы для личного дела работника и его формирование
  9. Что представляет собой личное дело
  10. Обязательно ли вести личные дела
  11. На кого заводят личные дела
  12. Сроки оформления личного дела
  13. Особенности формирования личного дела
  14. Какие документы включаются в состав личного дела
  15. Как правильно оформить личное дело
  16. Ведение личных дел
  17. Кому можно выдать личное дело
  18. Порядок ведения личного дела работника
  19. Личное дело — правила ведения
  20. Нормативная база для ведения личных дел
  21. Какие документы включать в личное дело?
  22. Оформляем личные дела
  23. Обеспечение защиты персональных данных личных дел
  24. Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел
  25. Подведем итог
  26. Порядок ведения личных дел в 2018 году
  27. Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников
  28. Порядок ведения личного дела в 2018 году
  29. Личное дело: правила оформления
  30. Хранение личных дел

Как формируется и ведется личное дело работника

Согласно законодательству, личные дела (ЛД) обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию. Но иметь личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте, и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о служащем даже без его непосредственного участия.

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своего персонала по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Формирование личного дела сотрудника

Формированием ЛД занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения ЛД федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет процедуру учета сведений о гражданских государственных служащих.

Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

Состав ЛД

Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкету сотрудника или автобиографию;
  • трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
  • резюме;
  • личный листок по учету кадров (с дополнениями);
  • копии документов об образовании;
  • характеристику служащего или рекомендательные письма;
  • паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
  • копии документов об утверждении в должности;
  • копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • копии документов о награждении или наложении взыскания;
  • аттестационные листы;
  • должностные инструкции;
  • свидетельства, дипломы;
  • списки изобретений, научных трудов;
  • справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
  • внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

Титульный лист

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

  • в верхней правой части указывается порядковый номер дела;
  • посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает человек;
  • ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество труженика;
  • в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.

К содержанию

Журнал регистрации

На предприятии, где ведется трудовая история работников, должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел служащих. Сотрудник, ответственный за ведение ЛД персонала, или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера этих документов (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников. Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета.

Оформление ЛД

Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров. Поскольку содержание ЛД работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к ним должен быть ограничен.

Все документы для формирования личного дела должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение подобной документации. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность папок. Хранить ЛД при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту.

Оформление порядка ведения

Руководитель предприятия также должен издать отдельный документ, в котором устанавливается ознакомление с личными делами и порядок их выдачи, сотрудники, получающие допуск к пользованию персональными сведениями, а также лицо, ответственное за оформление ЛД работника.

Порядок выдачи

Следует помнить, что сотрудникам на руки их личные дела не выдаются. Служащий может ознакомиться непосредственно со всеми данными о себе только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с ЛД. Сотрудники, которые имеют допуск к работе с этими сведениями, не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо документы и тому подобное. Любое изменение документации ЛД может совершать только то лицо, которое отвечает за ведение и хранение персональных данных в целом. После возвращения ЛД ответственному работнику он обязан проверить, все ли документы на месте и в первозданном виде.

Хранение личных дел

Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника папка с персональными данными о нем передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен 75 лет, ЛД руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личную документацию работников.

Формирование личного дела: видео

Документы для личного дела работника и его формирование

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
      • резюме;
      • документы об образовании и квалификации;
      • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
      • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
      • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
      • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
      • данные медосмотра;
      • заполненная анкета (если это предусмотрено);
      • заявление о трудоустройстве;
      • копия приказа о приеме;
      • заключенный трудовой договор и т.д.
    2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
      • различные квалификационные удостоверения;
      • водительские права;
      • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
      • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
      • должностная инструкция;
      • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
      • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
      • акты о прохождении аттестации;
      • данные очередных медосмотров;
      • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
      • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
      • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
      • заявления на отпуск;
      • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • заявление на увольнение;
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
    Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

    1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
      • ФИО работника;
      • дата заведения;
      • дата закрытия;
      • дата передачи в архив.
    2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

    Порядок ведения личного дела работника

    3. Порядок ведения личного дела
    3.1.Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, проис¬шедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отра¬жаются в дополнении к личному листку (анкете).
    3.2.Сведения об изменениях, вносимые в дополнение к личному лист¬ку (анкете), должны быть подтверждены соответствующими документами:
    -об образовании и повышении квалификации – документами учебных заведений;
    -о перемещениях по работе — приказами по личному составу;
    -об изменении анкетно-биографических данных работника приказами по личному составу, изданными на основе документов органов •загса об изменении паспортных данных (свидетельство о браке и др.);
    -о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий документами ВАК;
    -о характеристике профессионально-деловых качеств работника — аттестационными листами;
    -и т.д.
    3.3.Все копии документов, включаемых в личное дело работника (кроме заверенных нотариально), заверяются печатью учреждения и под¬писью работника, ответственного за ведение личных дел.
    3.4.В личные дела работников не включаются документы второсте¬пенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (справки с места жительства, справки о состоянии здоровья, вто¬рые экземпляры документов и т.п.).
    4. Порядок оформления документов
    4.1.Внутренняя опись документов, входящая в личное дело, должна содержать сведения о порядковом номере документа, наименовании доку¬мента, дате включения документа в личное дело, количестве листов, дате изъятия документа, о том кем изъят документ и по какой причине.
    4.2.Внутренняя опись заполняется и подписывается лицом, ответст¬венным за ведение личных дел с указанием должности, расшифровки под¬писи и даты составления описи.
    4.3.Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установ¬ленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
    4.4.Личный листок по учету кадров заполняется от руки самим ра¬ботником при поступлении на работу. С правой стороны бланка приклеи¬вается фотокарточка работника.
    4.5.При заполнении личного листка используются следующие до¬кументы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образо¬вании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), атте¬стационные документы и др.
    4.6. Работник, заполняющий личный листок, на все поставленные вопросы должен дать полные прямые ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
    4.7.При заполнении графы «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных за¬ ведениях, военную службу, работу по совместительству)» используются сведения о работе, как правило, отраженные в трудовой книжке. Сюда вно¬сятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахожде¬нием на иждивении и т.п. Если работник в одной и той же организации за¬нимал в разные периоды времени различные должности, то следует указы¬
    вать, с какого и по какое время он работал (месяц и год вступления и ухода) в каждой должности. Здесь же указывается местонахождение учреждения, организации, предприятия, где ранее трудился работник.
    4.8.Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание «не имею», пребывание за границей — «не был» и т.п.
    4.9.Работник, ответственный за ведение личных дел, принимающий от поступающего на работу личный листок по учету кадров, должен про¬верить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами и предупредить работника о необходимости сообщать обо всех последующих изменениях указан¬ных данных.
    5. Порядок хранения личных дел
    5.1.В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел, где предусматриваются следующие графы: порядковой номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
    5.2.Личные дела могут выдаваться во временное пользование ра¬ботник) должностным лицам, круг которых определяется директором прогимназии.
    5.3.При работе с личным делом, выданным во временное пользова¬ние, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанные записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или поме¬щать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах дела.
    5.4.При извлечении каких-либо документов из личного дела по ука¬занию вышестоящей организации или уполномоченных органов во внут¬ренней описи оставляется соответствующая запись.
    5.5.Для контроля за своевременным возвратом выданных или вы¬сланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утра¬ты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое вы¬данное личное дело.
    5.6.В контрольной карточке указываются: номер личного дела, фа¬милия, имя, отчество работника, на которого оно заведено, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела.
    5.7.Для высланных дел указывается: дата отправки, адресат, исхо¬дящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.
    5.8 Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах) как до¬кументы строгой отчетности.
    6. Порядок подготовки и сдачи личных дел в архив
    6.1.Личные дела относятся к документам временного (свыше 10 лет) срока хранения и подлежат хранению в течение 75 лет.
    6.2.Личные дела уволенных работников оформляются в соответст¬вии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве в алфавитном порядке.
    6.3.Предархивная подготовка личных дел включает две процедуры: оформления и описания дел.
    6.4.Оформление дел предусматривает: перегруппировку докумен¬тов в прямой логической последовательности, нумерацию листов в деле (черным графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими циф¬рами), составление заверительной надписи дела, подшивку дела (в твердую обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
    6.5.Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.
    6.6.В заверителыюй надписи дела указывается цифрами и пропи¬сью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи. Заверительная надпись под¬писывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должно¬сти и даты составления.
    7. Заключительные положения
    7.1. Для правильной группировки и учета документов по кадрово¬му делопроизводству личные дела включаются в номенклатуру дел прогимназии под отдельным порядковым номером.

    Личное дело — правила ведения

    Государственные гражданские и муниципальные служащие ведут личные дела в силу прямого указания законодательства. А вот для остальных — бюджетных, казенных, автономных учреждений — законодатель такого указания не сделал. Значит, они не обязаны вести личные дела? На этот вопрос вы получите ответ из статьи. Кроме того, вы узнаете, кто отвечает за ведение личного дела, как оно формируется, какие документы включать в него, как и сколько его хранить.

    Нормативная база для ведения личных дел

    Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:

    — от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ);

    — от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);

    — от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;

    — от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

    Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:

    — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ N 609);

    — Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;

    — Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;

    — Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.

    Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.

    Какие документы включать в личное дело?

    Определиться с перечнем документов, подлежащих включению в личное дело, нам поможет Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом N 609.

    Первым делом скажем, что в личное дело вносятся персональные данные сотрудника и иные сведения, связанные с поступлением на работу или службу, ее прохождением и увольнением с нее. В частности, согласно Положению к личному делу приобщаются:

    — письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;

    — собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;

    — документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

    — копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

    — копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

    — копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

    — копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

    — копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

    — экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

    — копии актов государственного органа о переводе служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

    — копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

    — копия акта государственного органа об освобождении служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

    — аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

    — экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;

    — копии документов о присвоении служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (квалификационного разряда, дипломатического ранга);

    — копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

    — копии решений о поощрении, а также о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

    — копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности гражданской службы;

    — документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

    — сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

    — копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

    — копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории России;

    — копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

    — медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

    — справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

    Кроме этого, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами его личного дела.

    Обратите внимание! Муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением на основании ст. 30 Закона N 25-ФЗ.

    Работодатели — бюджетные, автономные и казенные учреждения могут ориентироваться на данный перечень, однако состав документов скорее всего будет различаться в зависимости от специфики деятельности. Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

    Для названных работодателей мы рекомендуем включать в личные дела:

    Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу Документы или их копии, образующиеся в процессе трудовой деятельности
    Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность Справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований)
    Документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка
    Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
    Документов воинского учета для военнообязанных лиц Экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений
    Свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица Копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий и иных приказов, касающихся конкретного работника
    Справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона) Экземпляр договора о полной материальной ответственности
    Материалы аттестации
    Докладные и объяснительные записки, заявления работника, различные справки
    Документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.)
    Копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений

    Оформляем личные дела

    На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет. Поэтому рекомендуем отнестись к оформлению личного дела со всей ответственностью.

    Кроме этого, правильное оформление личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, поскольку организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при своей ликвидации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

    Обычно личное дело ведется кадровой службой. При этом в обязанности кадровых работников по оформлению дел входят приобщение документов к личным делам, обеспечение их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, а также ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

    Рекомендуем заводить личное дело сразу после приема на работу. Для этого можно взять обычную картонную папку «Дело» или заказать в типографии специальные папки с разделителями из плотного картона. И первым делом нужно оформить обложку по установленной форме (приложение 11 к Правилам работы архивов).

    Примечание. Согласно п. 18 Положения документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

    К сведению. Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении.

    При формировании дел можно ориентироваться на Правила работы архивов. В частности, необходимо соблюдать следующие основные требования:

    — дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

    — документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

    Кроме этого, необходимо нумеровать листы личного дела и обеспечивать своевременное заполнение описи — списка документов, включенных в личное дело.

    Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

    Если учреждение или орган исполнительной власти изменили свое наименование в течение периода, охватываемого документами дела, или дело передается в другую организацию (в другое структурное подразделение), на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

    Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ — видно, на какой странице дела он размещен. Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе «Примечание».

    Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении.

    При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Важно оформить и лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

    Обратите внимание! Личные дела муниципальных и государственных гражданских служащих хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении с муниципальной службы личное дело служащего хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

    Согласно п. 23 Положения, если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

    Обеспечение защиты персональных данных личных дел

    Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.

    Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:

    — персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

    — запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

    — передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

    Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.

    Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел

    Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.

    Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.

    Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности. Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 ТК РФ).

    Подведем итог

    Ведение личных дел для государственных гражданских и муниципальных служащих обязательно, а вот для учреждений, финансируемых из бюджетов различного уровня, — нет. Однако мы все-таки рекомендуем вести личные дела, так как это удобно: вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. Вместе с тем напомним работодателям: если принято решение о ведении личных дел в учреждении, необходимо позаботиться о мероприятиях по защите от утраты или разглашения сведений, хранящихся в личных делах работников. Например, можно закупить несгораемые шкафы и применить организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, в том числе в информационных системах.

    Порядок ведения личных дел в 2018 году

    Статьи по теме

    Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

    Из статьи вы узнаете:

    Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников

    Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

    В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

    Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

    Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

    Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

    Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

    семейного положения работника;

    паспортных данных, например, смену фамилии;

    уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

    Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

    Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

    дополнительные соглашения, заключенные с работником;

    приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

    должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

    документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

    копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

    Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

    Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

    Какие документы не подшиваются при оформлении личного дела работника

    Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

    1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
    2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
    3. медицинские справки о состоянии здоровья;
    4. справки с места жительства;
    5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

    Порядок ведения личного дела в 2018 году

    Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

    лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

    В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

    Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

    Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

    Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

    Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

    Личное дело: правила оформления

    Как правило, оформление личного дела начинается сразу после того, как издан приказ о приеме на работу. В качестве обложки дела используется обычная папка-скоросшиватель. Можно, конечно, при первоначальном оформлении ограничиться тем, что на лицевой стороне обложки указать разборчивым почерком сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате приказа о приеме на работу и номере личного дела. Но, когда рано или поздно будет производиться оформление личного дела в архив, обложку его потребуется оформить в соответствии с установленными правилами, по форме, утвержденной для дел постоянного хранения. Обложка личного дела сотрудника, образец оформления 2018 представлен ниже.

    Заголовок личного дела в данном случае — это имя, отчество и фамилия сотрудника, которые должны быть указаны в именительном падеже. Если в документах дела фигурируют дополнительные варианты написания фамилии или имени и отчества, их также необходимо будет указать в заголовке, заключив в скобки, например: Иванова (Петрова) Ирина Николаевна.

    В качестве крайних дат, которые указаны на образце оформления титульного листа личного дела следует указать дату приказа о приеме на работу и приказа об увольнении сотрудника.

    Обратите внимание! Все записи, вносимые в папку, делают чернилами синего или черного цвета, зачеркивая прямой чертой неверные сведения и сверху них вписывая новую информацию.

    Поскольку многие документы, подшитые в папке с личным делом, имеют особую важность, необходимо составить их внутреннюю опись. Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.

    Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

    Хранение личных дел

    Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

    Документы по личному составу

    Созданные до 2003 года

    Созданные после 2003 года

    Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов

    75 лет с даты создания

    50 лет с даты создания

    Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности

    75 лет со дня поступления

    50 лет со дня поступления

    Сформированные в иных организациях

    75 лет с даты создания

    50 лет с даты создания

    Личные дела руководителей

    Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

    К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

    В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит