Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск, срок хранения заявлений компенсацию отпуска

Содержание
  1. Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?
  2. Какими НПА регулируются сроки хранения документации
  3. Срок хранения приказов и заявлений по отпускам
  4. Итоги
  5. Срок хранения заявлений на отпуск — сколько хранятся документы
  6. Срок хранения заявлений на отпуск — какими законами регулируется
  7. Сколько хранится заявление на ежегодный отпуск
  8. Особые случаи — сколько хранится заявление на отпуск без сохранения заработной платы и другие
  9. Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск
  10. Срок хранения графика отпусков в организации (2019 - 2020)
  11. Сколько хранится график отпусков?
  12. Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?
  13. Особенности и условия хранения графика отпусков
  14. Способы хранения графика отпусков
  15. Порядок уничтожения графика отпусков
  16. Заявление на компенсацию проезда до места отдыха срок хранения
  17. Возмещение стоимости проезда к месту отдыха, лечения и обратно детям-сиротам
  18. Компенсация проезда к месту отдыха и обратно
  19. Заявление на оплату проезда
  20. Сам себе адвокат
  21. Сертификат — компенсация детских путевок
  22. Оформляем северянам оплату проезда в отпуск
  23. Голосование:
  24. Заявление на компенсацию проезда до места отдыха срок хранения
  25. Сколько времени хранится заявление на отпуск
  26. Вопрос
  27. Ответ

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Срок хранения заявлений на отпуск — сколько хранятся документы

Российское законодательство достаточно строго регламентирует вопросы кадрового делопроизводства, в том числе и в отношении срока хранения заявлений на отпуск, а также иной документации, связанной с освобождением трудящихся и их отдыхом. Поэтому каждому кадровику и руководителю следует знать, сколько хранится заявление на отпуск. При этом необходимо понимать, что в отношении различных видов отпусков срок хранения заявлений работников может отличаться — например в зависимости от того, был это ежегодный отдых или же освобождение от работы без сохранения заработной платы.

Срок хранения заявлений на отпуск — какими законами регулируется

Обязанность хранить документацию на предприятии регламентируется сразу несколькими нормативно-правовыми актами в российском законодательстве. И прежде чем рассматривать непосредственно срок хранения заявлений на отпуск, рекомендуется ознакомиться с данной правовой базой, чтобы избежать возможного неправильного её толкования или злоупотреблений со стороны проверяющих органов. В частности, основные аспекты данного вопроса рассматриваются следующими документами федерального уровня:

  • ФЗ №125 от 22.10.2004 является основным документом, регламентирующим порядок ведения архивов на предприятии и хранения в них документации.
  • ФЗ №14 от 08.02.1998 обеспечивает правовое регулирование вопросов, связанных с ведением кадровой документации в обществах с ограниченной ответственностью.
  • ФЗ №208 от 26.12.1995 регулирует нормативы деятельности акционерных обществ, в том числе и в отношении хранения документации.
  • Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 устанавливает конкретные сроки хранения основных типовых архивных документов в РФ.
  • Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 регламентирует общие принципы и правила хранения архивов в организациях.

Сколько хранится заявление на ежегодный отпуск

В целом, кадровая документация, связанная с отпусками трудящихся, не относится к локальным нормативным актам особой важности, когда это касается предоставления обычных ежегодных оплачиваемых отпусков. Соответственно этому, требования к хранению самих заявлений сотрудников на предоставление им времени отдыха являются минимальными.

Так, для субъектов хозяйствования законодательством устанавливается достаточно простой ответ на вопрос, сколько хранится заявление на ежегодный отпуск — их срок хранения составляет ровно пять лет. Аналогичный срок предусматривается и для иной кадровой документации, связанной с направлением трудящихся в отпуск, например — приказов работодателя о предоставлении отпуска.

Особые случаи — сколько хранится заявление на отпуск без сохранения заработной платы и другие

В некоторых случаях законодательство предполагает расширенный срок хранения заявлений на отпуск. В первую очередь это касается ситуаций, когда устанавливаются отпуска для трудящихся, занятых в особых условиях труда. Например — в отношении лиц, работающих во вредных или опасных условиях, на Крайнем Севере, необходимо обеспечивать полноценное хранение всех документов о предоставлении отпусков в течение 75-летнего срока.

То же самое касается и иных видов отпусков. Так, заявление на отпуск без сохранения заработной платы предполагает обязательное его хранение в течение 75 лет, как и в случае с опасными или вредными условиями. Аналогично хранится заявление на декретный отпуск — как по беременности и родам, так и по уходу за ребёнком.

Подобные меры предназначены для того, чтобы обеспечить максимальную защиту имеющихся прав у лиц, которые нуждаются в дополнительных социальных гарантиях со стороны государства. Длительное архивное хранение сведений об их отпусках позволяет выявить факты расхождения длительности и регулярности предоставляемых отпусков и установить им за это компенсации или возможность внеочередного выхода в отпуск.

Работодатель же за нарушение требований законодательства о порядке предоставления отпусков может быть привлечен к административной ответственности.

Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск

Если работодатель не исполняет возложенные на него законодательством обязанности по надлежащему хранению кадровой документации в архиве, то он может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с требованиями законодательства. Так, рассматриваются данные ситуации в следующих нормативно-правовых актах:

      • Ст.13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф до 500 рублей за нарушение порядка работы с документацией.
      • Ст.15.11 КоАП РФ предполагает ответственность за уничтожение документации ранее положенного срока — вплоть до штрафа в 3000 рублей за каждый случай.

В целом, для разовых случаев нарушение правил и сроков хранения заявлений на отпуск не принесет предприятию серьезного ущерба. Однако массовая утеря или порча документов на большое количество работников может привести к значительным финансовым издержкам. В случае, если по факту уничтожения был составлен акт, и документы были восстановлены, ответственность и штраф на предприятие и его руководителей, ответственных за кадровую документацию, не налагаются.

Срок хранения графика отпусков в организации (2019 — 2020)

Сколько хранится график отпусков?

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2019 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2021.

ВНИМАНИЕ! Росархив подготовил законопроект, согласно которому график отпусков нужно будет хранить в течение 3-х лет (п.451 проекта).

Как составить график отпусков на 2020 год см. здесь.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Приказ составляется в свободной форме. Пример приказа можно скачать по ссылке ниже.

Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».

Заявление на компенсацию проезда до места отдыха срок хранения

II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
  • б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
  • в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).

Возмещение стоимости проезда к месту отдыха, лечения и обратно детям-сиротам

Обзора ВС РФ от 26.02.2014, Право на компенсацию за проезд к месту отдыха и обратно имеют только работники из районов Крайнего Севера или приравненных к ним местностей. Работники из других регионов право на такую компенсацию не имеют. При этом, не важно, получают ли они районный коэффициент и процентную надбавку или нет.

( определения ВС РФ от 28.03.2014 № 55-КГ14-1). Положены ли работнику компенсации как северянину — зависит от того, где он фактически трудится. Местонахождение компании-работодателя — вторично ( Обзора ВС РФ от 26.02.2014). Коммерческие компании сами определяют порядок компенсации расходов работников .


Для этого следует использовать сразу несколько документов. Основные положения прописываются в коллективном договоре и локальном нормативном акте. В право на компенсацию должно быть отражено и в трудовом договоре.Роструд указал в отношении дней выплаты зарплаты.

Компенсация проезда к месту отдыха и обратно

В случае если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 указанных Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил). 11. В случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации, в т.ч.

Заявление на оплату проезда

СПб, наб.реки Фонтанки, д.14 , каб.17, тел. 611-44-73), http://detskiy-otdyh-lenobl.ru/. На 2018 год: Право на частичную компенсацию стоимости путевок в лагеря, расположенные на территории РФ, имеют работающие родители (законные представители) детей, зарегистрированных на территории Ленинградской области (в том числе детей, находящихся под опекой (попечительством), детей, находящихся в приемных семьях, а также усыновленных детей): детей в возрастеот 6 до 17 лет (включительно) отдыхающих в загородных детских лагерях (ДОЛ, ДСОЛ), со сроком пребывания 21 день; Частичная оплата стоимости путевки в загородные детские оздоровительные лагеря за счет средств областного бюджета для работающих граждан, составляет 70% от расчетной стоимости путевки со сроком пребывания 21 дня, и составляет 15288 рублей за смену.

Сам себе адвокат

Свидетельство о рождении ребенка предоставляется в любом случае, даже если у ребенка уже есть паспорт.

  • Документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства ребенка (справка формы № 9 оригинал (выданная не ранее 30 дней до подачи заявления), или справка о регистрации форма №3 (копия), или форма № 8). Справка предоставляется, даже если у ребёнка уже есть паспорт.
  • Паспорт ребенка, достигшего 14 лет
  • Справка с места работы родителя, выданная не ранее чем за 30 дней до подачи Заявления (обязательно должна содержать реквизиты предприятия (полное название, ИНН, КПП, юр.адрес, телефон), данные о приеме на работу (№ приказа, от какого числа), подпись, расшифровку подписи директора, живую печать).

Сертификат — компенсация детских путевок

Оформляем северянам оплату проезда в отпуск

Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что, согласно ст. 122 ТК, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т.д.

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника организации возникает одновременно с возникновением такого права у работника организации (п. 4 Правил). 5. Компенсация расходов является целевой выплатой.

Голосование:

Читайте также статьи про компенсацию на отпуск:→ «Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск«,→ «Как правильно составить заявление на отпуск. Образец?« Особенности начисления компенсации для пенсионеров регионов Крайнего Севера Пенсионеры северных районов, которые не работают, при обращении за компенсацией должны избрать один из двух способов ее предоставления:

  • обратиться с заявлением о приобретении для него билетов для проезда в место отдыха, которое ему было предложено органами соцобеспечения, предъявив для этого любой документ, в котором официально прописано, где и когда запланирован отдых.
  • работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях: один раз в два года за счет средств работодателя в очередной отпуск.

Заявление на компенсацию проезда до места отдыха срок хранения

Аналогичные правила, предусмотрены частями первой и седьмой ст.33 Закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».В соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ действие коллективного договора распространяется на всех работников организации, индивидуального предпринимателя, а действие коллективного договора, заключенного в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, — на всех работников соответствующего подразделения. В вашей ситуации компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно предусмотрена коллективным договором со ссылкой на Постановление Правительства РФ от 12 июня 2008г. № 455 (ред.

Сколько времени хранится заявление на отпуск

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Сколько времени хранится заявление работника о предоставлении отпуска?

Ответ

Требования к срокам хранения кадровых документов, поступающих к работодателю в связи с трудовыми правоотношениями, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Срок хранения заявлений работников зависит от того, включены ли заявления в состав личного дела или нет. Если заявление о предоставлении отпуска указано в перечне, формирующем состав личного дела, то оно хранится вместе с личным делом 75 лет (подп. б п. 656 Перечня). Если же заявление не включено в перечень, формирующий состав личного дела, то оно хранится 5 лет (п. 665 Перечня).

Между тем, надо отметить, что ведение личного дела (за исключением отдельных случаев) не является обязательным. Обязательное ведение личных дел предусмотрено только для отдельных категорий лиц (например, государственных гражданских служащих). Необходимость ведения личных дел на остальных работников может быть установлена локальным нормативным актом работодателя (например, правилами внутреннего трудового распорядка).

Экспертная группа Электронной системы «Образование»

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит