Заявление на выдачу копии трудовой книжки, правильно выдать копию трудовой книжки

Содержание
  1. Заявление на выдачу копии трудовой книжки
  2. Зачем писать заявление
  3. Куда может потребоваться копия трудовой книжки
  4. Как делается копия
  5. Составление заявления
  6. Оформление заявления
  7. Срок рассмотрения заявления
  8. Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
  9. Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
  10. Заявление на выдачу копии трудовой книжки
  11. Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку
  12. Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки
  13. Кто заверяет копию трудовой книжки и на основании каких правил?
  14. Копия трудовой книжки
  15. Кто заверяет копию трудовой книжки
  16. Как происходит процесс заверения копии
  17. Другой метод заверения копии трудовой книжки
  18. Как заверяются данные в случае, если гражданин находится в безработном положении
  19. Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец 2018 на 2018 год
  20. Как заверить копию трудовой книжки
  21. Как заверить копию трудовой книжки: образец 2018
  22. К кому в организации обратиться за копией трудовой книжки
  23. Срок действия копии трудовой книжки
  24. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации
  25. Определение
  26. Когда выдается
  27. Оформление
  28. Стоимость
  29. Алгоритм
  30. Документы
  31. Какие сведения вносятся в дубликат
  32. Сроки выдачи
  33. Некоторые нюансы
  34. Недействительная запись
  35. Если сотрудник уволился
  36. Книга учета

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

  1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
    • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
    • должность,
    • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
  2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
  3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
  4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
  5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
  6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Кто заверяет копию трудовой книжки и на основании каких правил?

Часто случаются ситуации, когда от человека при обращении в определённые инстанции могут потребовать предоставление копии рабочего документа, подвергнувшегося заверению. По данной причине важно знать, где и как осуществляется заверение главного удостоверения работника.

Копия трудовой книжки

Для чего нужна копия трудовой?

Согласно нынешнему законодательству, если гражданин работает на конкретном производственном комплексе, наниматель не имеет права осуществлять выдачу ему оригинала книжки (основы хранения трудовых книжек зафиксированы в 66 статье ТК РФ).

При подобных обстоятельствах наймиту должно быть известно, что получение копии окажется недостаточным. Ксерокопию необходимо в обязательном порядке подвергнуть заверению, в противном случае данные не будут иметь законного статуса.

Прежде всего наймиту потребуется составить заявление, чтобы получить официальную копию документа.

Наниматель обязан предоставить её в течение трёх дней совершенно безвозмездно.

Кто заверяет копию трудовой книжки

Не все имеют право заверять копию.

По сути, заключение законного статуса за дубликатом происходит в месте работы гражданина, прямо в кадровом отделе фирмы непосредственно тем лицом, кто держит у себя документацию (то есть сотрудником отдела или самим нанимателем).

Процедура заверения осуществляется без необходимости составлять заявление в письменном виде со стороны наймита. Вполне достаточным окажется подача требования в устном виде. Однако на больших предприятиях подобное заявление могут потребовать.

Работник, который решает данные вопросы, должен в трёхдневный период выдать подающему заявку дубликат книжки, заверенный персональной подписью руководителя предприятия, а также официальной фирменной печатью. При отсутствии этих атрибутов копия не будет закреплять за собой законного статуса.

Следующие три субъекта обычно не имеют при себе кадровых отделов:

  • маленькие фирмы;
  • предприниматели частного характера;
  • предприниматели индивидуального характера.

В связи с этим дубликат данных может быть сделан или бухгалтером, или же самим главой предприятия.

Как происходит процесс заверения копии

Заверение копии проходит в определенном порядке.

Копия книжки может создаваться при помощи сканера либо ксерокса. Зафиксировать документальную информацию можно, напечатав ей с помощью компьютера – данный вариант является довольно трудоёмким, однако вполне оптимальным.

Трудовая книжка может иметь записи, разобраться в которых может быть затруднительно, если они будут предоставлены в виде распечатки. Подобную копию, если ей даже будет присвоен официальный статус, может отклонить организация, потребовавшая её.

Любой кадровик должен владеть информацией о том, как заверяются скопированные данные. Необходимо, чтобы каждый отдельный лист с наличием записей имел дубликат. 1-я страница, где присутствуют сведения касательно персональной информации о наймите, должна также подвергнуться копированию. На каждой отксерокопированной странице должны присутствовать:

  1. Фраза, утверждающая правильность дублированной информации;
  2. Подпись лица, несущего ответственность;
  3. Фирменная печать.

Подпись должна обязательно иметь рядом расшифровку.

Листок, на котором располагается заключительная запись, должен содержать фразу, удостоверяющую то, что человек продолжат заниматься рабочей деятельностью.

Заверяется он точно так же, как и остальные листы.

Другой метод заверения копии трудовой книжки

Еще один способ заверения.

Имеется также иной метод, позволяющий засвидетельствовать дубликат данных работника. Заверить копию можно единожды, воспользовавшись последним листком.

Подобный вариант заверительного процесса предусматривает то, что каждый из скопированных листков документа должен иметь номер и быть прошнурованным.

При подобном методе заверения дублированной информации каждая из страниц оригинальной книги копируется на каждый лист A4 формата.

Нужно помнить ещё, что верно заверенная ксерокопия должна обладать печатью, которая располагается на копии.

Ксерокопия не станет официальной, если сама печать будет располагаться на поверхности поля под скопированной страницей.

Как заверяются данные в случае, если гражданин находится в безработном положении

Как быть безработному человеку?

Нередко засвидетельствованный дубликат могут потребовать у гражданина, который не занимается трудовой деятельностью в связи с различными обстоятельствами, к примеру, у человека, находящегося на пенсии.

Как при таких обстоятельствах осуществить свидетельство документа? Сделать это нетрудно.

Прежде всего, осуществляется копирование каждой отдельной страницы из оригинальной книжки. После этого необходимо обратиться туда, где человек в последний раз работал. Специалист либо же бухгалтер кадрового отдела осуществят процедуру целиком в полном соответствии с официальными правилами.

Однако на заключительной странице зафиксируется причина, из-за которой гражданин не занимается трудовой деятельностью. Если же отсутствует возможность засвидетельствовать копию там, где человек в последний раз работал, то можно произвести это в нотариальном виде.

В инструкции, указанной ниже, рассказывается процесс свидетельствования документальной информации:

  1. Дубликат может быть сделан либо путём сканирования, либо путём создания ксерокопии. Ещё данные можно создать, напечатав их на клавиатуре;
  2. Копируется каждая страница книги, на которой присутствуют какие-либо записи. В список копируемых данных относится также титульный лист;
  3. Верное заверение дубликата документа основывается на тщательном соблюдении всех правил, указанных в законодательном акте. Чтобы всё было выполнено правильно, на копированной странице должна присутствовать фраза, удостоверяющая правильность внесённых данных. Также там должны быть зафиксированы:
  • фирменная печать;
  • подпись, поставленная специалистом, который отвечал за проведение процедуры;
  • подпись лица, предоставляющего копию.

Если же нельзя никак осуществить заверение дублированной информации на рабочем месте, придётся сделать это в нотариальной конторе.

Теперь вам известна полная информация, касающаяся процесса заверения документа. Самое главное – всегда проверять, правильно ли оформлено заверение, потому что в некоторых случаях могут попасться неточности, способные привести к тому, что человек понапрасну потратит своё время.

Из этого видео вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец 2018 на 2018 год

Статьи по теме

В статье вы найдете рекомендации, как правильно заверить копию трудовой книжки, образец 2018. Ведь очень часто работники просят работодателя выдать ему копию трудовой книжки.

Трудовая книжка может потребоваться работнику во многих ситуациях. Например, в банке для получения кредита. Однако получить ее на руки работающий гражданин не может. Она хранится у работодателя. Придется довольствоваться копией. В статье выясним, как правильно заверить копию трудовой книжки, образец 2018 которой приведем в конце.

Скачать образец заверенной копии трудовой книжки>>>

Как заверить копию трудовой книжки

У многих работодателей возникает вопрос: как правильно заверить копию трудовой книжки? Образец 2018 есть ли?

Отвечаем: заверить копию трудовой книжки можно одним из двух способов.

Вариант 1. На каждом откопированном листе делается запись «Копия верна». Ставится дата и печать фирмы. Ответственное за ведение и хранение книжки лицо расписывается и указывает ФИО. В разных госорганах и службах обычно предпочитают именно этот вариант.

Вариант 2. Все откопированные листы нужно прошить. На обороте последнего листа, в месте прошивки, указывается, сколько прошито и пронумеровано листов. Далее делается аналогичная запись, как в первом варианте.

В обоих случаях на листе, который содержит последнюю запись в трудовой книжке, делается такая отметка: «Работает по настоящее время». Рядом с ней ответственный работник расписывается, расшифровывает свою подпись, ставит дату и печать.

Когда отсутствие печати в трудовой книжке не ошибка, прочитайте в статье «Новая справка, без которой ФСС не подтвердит страховой страж».

Какой способ выбрать? Будет лучше, если работник уточнит в службе, которая требует книжку, как должна выглядеть копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец 2018– в конце статьи).

Какой бы способ работодатель не выбрал, первое, что нужно сделать – это откопировать все листы книжки. Копировать нужно абсолютно все листы, включая первый лист, на котором указываются личные данные работника, и вкладыш, если он имеется. Обычно запись о смене фамилии делается на внутренней стороне обложки. При наличии таковой ее также нужно откопировать.

Внимание: c 1 июля 2018 года должен вступить в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому в обязательном порядке все работодатели должны указывать в копии книжки место хранения документа.

Также советуем почитать:

Как заверить копию трудовой книжки: образец 2018

К кому в организации обратиться за копией трудовой книжки

Обычно прием и увольнение работников документально оформляет кадровый отдел фирмы. На него же возлагается ведение и хранение трудовых книжек. Непосредственно копию трудовой книжки и записи на ней делает начальник отдела кадров. Соответственно, если в фирме вместо кадрового отдела есть единственный кадровик, то он и занимается изготовлением копии.

В маленьких организациях кадровый отдел обычно отсутствует вовсе. Тогда копию заверяет либо бухгалтер, либо сам руководитель.

Не допустить ошибок при заполнении кадровых документов вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите бонус и удобный вариант подписки здесь.

Срок действия копии трудовой книжки

Выше мы рассказали, как правильно заверить копию трудовой книжки, образец 2018 привели. Теперь поговорим о сроке действия копии.

Конкретный срок, в течение которого действует копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец 2018 вы найдете выше), трудовым законодательством не установлен. Все зависит от службы, куда она представляется. Например, срок действия копии трудовой книжки для кредитной организации обычно составляет 30 дней. Но в конкретном банке может быть установлен и более короткий срок.

Нотариальная копия трудовой книжки – бессрочна.

Не зависимо от того, кто заверял книжку (нотариус или работодатель), копия теряет свое действие с момента, как в оригинал была внесена новая запись.

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформление

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит