Журнал регистрации трудовых договоров контрактов, журнал регистрации трудовых договоров контрактов

Содержание
  1. Журнал регистрации трудовых договоров контрактов
  2. Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  3. Журнал учета трудовых договоров
  4. Пример.
  5. Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам
  6. Журнал регистрации трудовых договоров - образец
  7. Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  8. Правила ведения журнала
  9. Где бесплатно скачать образец журнала
  10. Журнал регистрации контрактов (трудовых договоров)
  11. Делопроизводство
  12. Как заполнять журнал учета трудовых договоров?
  13. Обязательно ли его вести?
  14. Что говорит закон?
  15. Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?
  16. Особенности ведения книги

Журнал регистрации трудовых договоров контрактов

Журнал учета трудовых договоров (контрактов) (от 07.08.2007 )

Данные: Фамилия Имя Отчество сотрудника, вид трудового договора (контракта), его номер и дата, подразделение, должность, вид документа (основания) движения, номер и дата дополнительного соглашения, номер и дата приказа, признак подписи приказа.
Сервис: автоматическая нумерация договоров (контрактов), доп.соглашений и приказов, сортировки по каждому из столбцов журнала, быстрый вывод карточки сотрудника, обновление данных карточки при ее наличии в основной окне, обновление журнала при совместной работе, новая копия, быстрый поиск, отбор записей по Фамилии И.О., по виду трудового договора (контракта), автоматическое проведение в движение данных договоров (контрактов) по сотруднику, отбор текущих договоров (контрактов), отображение активных данных карточки сотрудника, отбор по уволенным.

Формирование и вывод в редактор выходных документов: контракт и дополнительное соглашение к нему, трудовой договор и дополнительное соглашение к нему, приказ о заключении (перезаключении) контракта, о переводе на контракт, реестры трудовых договоров, контрактов и доп.соглашений к ним, список контрактников, уведомление.

Изменения Фамилии Имени Отчества сотрудника не производятся (только чтение) и не сохраняются.
Двойной щелчок мышью на поле столбца переводит от режима просмотра к редактированию.
Двойной щелчок мышью на заголовке столбца сортирует таблицу по данному полю сначала по возрастанию, затем по убыванию. Одинарный щелчок мышью на заголовке столбца устанавливает фокус на поле этого столбца. В режиме просмотра при сортировке по данному полю работает инкрементный (по буквам первых нажатых клавиш) поиск.

Обновление информации необходимо для отображения данных, внесенных в других приложениях (например в карточке сотрудника) или данных , внесенных другими пользователями.

Признак «Текущие» во включенном состоянии позволяет отображать только текущие договоры (контракты), когда текущая дата сеанса находится между датами их начала и окончания.

Отображение активных данных карточки сотрудника производится при включенном флажке «Только активные данные карточки». В этом случае в открытом окне договоров/контрактов отображаются только данные сотрудника, отображаемого в окне активной карточки. При обновлении данных сотрудников в окне карточки автоматически изменяются данные и их договоров/контрактов.

Трудовой договор (контракт) формируется используя данные карточки сотрудника ( ФИО, должность, подразделение, срок лет, дата начала и окончания ) и данные движения (№ и дата контракта или договора), которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из слова «договор» или «контракт», его № и даты, а также фамилии и инициалов сотрудника. В зависимости от состояния признака контрактной формы формируется контракт или трудовой договор. Шаблоны также отличаются для контракта (Contract.rtf) и для трудового договора (DogWrk.Rtf).

Дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) использует данные карточки сотрудника (срок договора/контракта, ФИО, должность и т.д.) и позиции движения (№ и дата доп.соглашения), которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из слова «ДопСогл к договору» или «ДопСогл к контракту», его № и даты, а также фамилии и инициалов сотрудника. В зависимости от состояния признака контрактной формы формируется доп.соглашение к контракту или трудовому договору. Шаблоны также отличаются для контракта (Contract Dop .rtf) и для трудового договора (DogWrk Dop .Rtf).

Реестр трудовых договоров формируется используя данные (№ и дата договора, ФИО, должность, срок договора, основание) карточек сотрудников, заключивших с нанимателем трудовые договоры, которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем «Реестр трудовых договоров». Отбор данных выполняется за месяц и год текущей даты окна печати.

Реестр контрактов использует данные (№ и дата контракта, ФИО, должность, срок контракта, основание) карточек сотрудников, заключивших с нанимателем контракты, которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем «Реестр контрактов». Отбор данных выполняется за месяц и год текущей даты окна печати.

Приказ (сводный) о переводе на контракт формируется используя данные текущей позиции движения, которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из названия распорядительного документа, номера приказа и его даты. При этом, собираются в один приказ (сводный) все позиции движения сотрудников с этим номером и датой. Номер приказа в имени файла сопровождается ведущими нулями (для правильной сортировки).
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки):
[Вышестоящ] — вышестоящая организация, [Орг] — наименование организации; [ОргЗагл] — наименование организации заглавными буквами; [ Город ] — наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] — наименование должности руководителя, [Рук] — фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] — фамилия и инициалы руководителя (задаются в общих настройках);
в поле [ dog _ contr ] в зависимости от признака «Контракт» в позиции движения карточки сотрудника подставляется значение «трудового договора» или «контракта»; в поле [ dog _ cont ] в зависимости от признака «Контракт» в позиции движения карточки сотрудника подставляется значение «трудовой договор» или «контракт»;
[ PersonNm ], [ PersonNm R ], [ PersonNmD ], [ PersonNmV ] , [ PersonNmT ] — Фамилия Имя Отчество соответственно без падежей, в родительном (Кого?Чего?), дательном (Кому?Чему?), винительном (Кого?Что?) и творительном (Кем?Чем?) падежах (настраиваются в карточке сотрудника);
[ OccPost Nm ], [ OccPostD ], [ OccPostR ] — наименование должности соответственно без падежа , а также в родительном и дательном падежах (настраиваются в справочнике должностей);
[ DivisNm ] , [ DivisR ] — наименование подразделения соответственно без падежа и в родительном падеже (настраиваются в справочнике подразделений);
[%dts:MovDocDt] , [MovDocNr] — дата ( у словие %dts: выдает дату прописью) и номер приказа;
[ MovDtPr ] — дата перевода на контракт прописью;
[MovDogNr] , [MovDog Dt ] — номер и дата договора (контракта);
[ознпол] — окончание слова «ознакомлен» в зависимости от пола сотрудника, [ PersonAl ] — фамилия и инициалы сотрудника (задаются в карточке сотрудника).

Приказ о продлении договора (контракта) использует данные текущей позиции движения, которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из названия распорядительного документа, номера приказа и его даты. При этом, собираются в один приказ все позиции журнала сотрудников с этим номером и датой. Номер приказа в имени файла сопровождается ведущими нулями (для правильной сортировки).
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки):
[ DogLong ] — год, месяц, дни продления договора (контракта) , [ DogLongDt ] — автоматически рассчитываемая дата окончания срока продления; информацию об остальных полях подстановки см. выше.

Приказ о заключении (перезаключении) договора (контракта) использует данные текущей позиции движения, которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем, состоящим из названия распорядительного документа, номера приказа и его даты. При этом, собираются в один приказ все позиции журнала сотрудников с этим номером и датой. Номер приказа в имени файла сопровождается ведущими нулями (для правильной сортировки).
Значения полей подстановки [ заключены в квадратные скобки ] :
[ DogLong ] — год, месяц, дни продления договора (контракта) , [ DogLongDt ] — автоматически рассчитываемая дата окончания срока продления; информацию об остальных полях подстановки см. выше;
[ IOPersonAl ] — инициалы, фамилия сотрудника;
[ Mov DogNr1 ] — номер предыдущего договора(контракта) из движения карточки сотрудника;
[ Mov DogDt1 ] — дата предыдущего договора(контракта) из движения карточки сотрудника;
[ PersonAlR ], [ PersonAlD ], [PersonAlV ] , [ PersonAlT ] , [ PersonAlP ] — родительный, дательный, винительный, творительный и предложный падежи фамилии и инициалов сотрудника;
[ WagSalarPr ] — сумма оклада прописью (В круглых скобках);

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров?

Наличие на предприятии такого журнала позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.

Так, благодаря этому журналу будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.

Его очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.

Несмотря на всю пользу указанного документа, его наличие на предприятии необязательно.

Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде.

На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.

Срок хранения такой документации составляет 75 лет (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 04.02.2015).

Правила ведения журнала

Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.

На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:

  • номер по порядку;
  • Ф. И. О. ответственного лица;
  • должность;
  • период времени;
  • документ-основание;
  • подпись ответственного лица.

Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала.

Где бесплатно скачать образец журнала

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

  • номер по порядку;
  • дата заключения трудового договора;
  • номер договора;
  • персональные данные лица;
  • профессия (должность);
  • структурное подразделение предприятия;
  • дата заключения договора;
  • дата расторжения;
  • характер деятельности работника;
  • дополнительные соглашения;
  • примечания.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.

Журнал регистрации контрактов (трудовых договоров)

Контракт (трудовой договор) является основным документом для принятия на работу. На его основании издается приказ о приеме на работу, а в дальнейшем и формируется личное дело работника.

Контракт (трудовой договор) с работником заключается в письменной форме в 2-х экземплярах и подписывается работником и нанимателем.

Контракты (трудовые договоры) должны быть зарегистрированы, например, в Журнале регистрации контрактов (трудовых договоров). По нему всегда можно выяснить: когда, с кем и на какой срок заключен контракт, а также уточнить номер контракта (трудового договора).

Доставка по Минску

При сумме заказа более 50,00 руб. — бесплатная доставка по Минску.
При сумме заказа до 50,00 руб. — стоимость доставки по Минску 5,00 руб.

Самовывоз

Самовывоз продукции Вы можете осуществить бесплатно ТОЛЬКО ПОСЛЕ СОГЛАСОВАНИЯ с оператором готовности заказа по адресу:
г.Минск, ул. Руссиянова, д.9, комн.1.

Доставка по Беларуси почтой

Делопроизводство

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Как оформляется дистанционный трудовой договор? Узнайте тут.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Подробнее о том, как составляется номер трудового договора, можно узнать тут.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит