Книга регистрации приказов по личному составу, реестр приказов личному составу образец

Содержание
  1. Книга регистрации приказов по личному составу
  2. Приказы по личному составу
  3. Особенности ведения книги приказов
  4. Основные требования к ведению книги приказов
  5. Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?
  6. Что входит в состав документов по личному составу
  7. Правила оформления документов по личному составу
  8. Приказы по личному составу
  9. Документы предприятия по личному составу
  10. Оформление личного дела
  11. Личная карточка: как правильно оформить?
  12. Трудовая книжка: оформление и хранение
  13. Оперативное хранение персональных документов
  14. Архивное хранение документов персонала
  15. Уничтожение персональных документов
  16. Реестр приказов образец
  17. Журнал регистрации приказов образец бланк
  18. Журнал регистрации приказов (скачать)
  19. Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
  20. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  21. Журнал регистрации приказов по личному составу
  22. Журнал регистрации приказов
  23. Реестр приказов образец
  24. Журнал регистрации приказов образец скачать
  25. Журнал регистрации приказов образец рк
  26. Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2019 году
  27. Что нужно знать
  28. Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу
  29. Журнал регистрации приказов по личному составу

Книга регистрации приказов по личному составу

Все организации должны работать с личным составом и вести учёт всех приказов. Приказы необходимо обязательно фиксировать отдельно от другой документации, чтобы в любой момент можно было найти нужную информацию. Для этого ведётся специальная книга регистрации приказов по личному составу, образец которой мы рассмотрим в данной статье. Она заполняется определённым образом и ведётся строго с учётом всех правил законодательства Российской Федерации.

Порядок учёта определяется постановлением Росархива, вышедшего в 2000 году, 6 сентября. Статья 358 назначает порядок ведения документации, затрагивающей распоряжения по персоналу. Отсутствие такой книги является нарушением правил, установленных трудовым законодательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно !

Приказы по личному составу

Если организация имеет многочисленный штат сотрудников, то возникают различные сложности с учётом персонала, так как он имеет такое же значение, как бухгалтерский и управленческий. При этом все три разновидности учёта деятельности должны быть отделены друг от друга. Более того, учёт личного состава вообще должен выводиться за рамки обычной деятельности организации. Таким образом, руководителям следует правильно заполнять приказы по личному составу.

Внутреннее делопроизводство и порядок ведения различных документов определяется внутренними локальными актами. Часто возникает вопрос какие приказы производятся по личному составу. В первую очередь, это приказы, направленные на регулирование деятельности конкретных лиц, которые работают в организации.

Выделяют несколько разновидностей подобных приказов по персоналу:

  • организационные;
  • зарплатные и стимулирующие;
  • регламентные;
  • дисциплинарные;
  • технические.

Если говорить конкретно, то это будут приказы об увольнении и приёме на работу, об установлении окладов и премий, о направлении в командировку, о наказаниях и поощрениях. Помимо этого в книгу вносятся также приказы технического характера, вносящие поправки или различного рода корректировки. Для удобства можно скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу для быстрого и точного заполнения. Бланк доступен по этой ссылке.

Обратите внимание: все категории вышеперечисленных приказов объединяются одним общим признаком – они касаются работников в штате в том или ином виде. Сюда относится весь штат сотрудников вне зависимости от их должности и статуса в структуре.

Особенности ведения книги приказов

В каждом структурном подразделении назначается сотрудник, в обязанности которого входит ведение соответствующего журнала с постановлениями для персонала. Он составляет дела, подшивает документы, заполняет все графы документов в соответствии с установленными порядками. Ему необходимо обрабатывать тексты самих приказов, чтобы правильно составить документы.

Согласно действующему законодательству форма книги распоряжений по сотрудникам не унифицирована, т.е. в законе не прописаны точные бланки или виды. Нормативный порядок заполнения и ведения учёта может отличаться у разных организаций. Фактически каждая компания для кадрового делопроизводства выбирает собственную форму.

Тем не менее, существуют конкретные правила, которые необходимо учитывать. У организации должна быть книга приказов по личному составу, образец заполнения которой можно скачать здесь, все обязательно должно быть правильно прошнуровано, приказы распределить по номерам и согласно их хронологическому порядку – всё это должно соответствовать действующим правилам.

При заполнении необходимо указать определённые реквизиты и виды приказов:

  • точное название организации на лицевой стороне в верхней части;
  • дата создания журнала;
  • дата окончания ведения конкретной книги (если она заканчивается);
  • регистрационный номер или индекс;
  • информация об ответственном работнике, занимающимся заполнением.

Обратите внимание: со временем количество таких книг в любой организации накапливается, поэтому важно точно указывать даты начала и окончания ведения журнала, а также должен присваиваться регистрационный номер. Это позволяет при необходимости легко и быстро найти нужный приказ по личному составу.

Основные требования к ведению книги приказов

Основное требование – это правильное оформление документов и самого журнала. За это должен отвечать квалифицированный сотрудник, имеющий соответствующий опыт и разрешение от руководителя. Помимо даты особое внимание уделяется индексу по номенклатуре, позволяющий быстро найти в архиве нужное распоряжение. Нумерация приказов по личному составу осуществляется в хронологическом порядке, и данное правило распространяется на все организации.

Важно отметить, что вся документация строго защищается от любых изменений. Нельзя исправлять сделанные ранее записи с помощью корректирующих средств. Если возникает необходимость исправить неверную запись в документе, то она должна зачёркиваться тонкой линией, чтобы можно было заметить как исправленный, так и предыдущий вариант.

Правила заполнения книги

Существует ряд правил, регламентирующих методику заполнения книги приказов по личному составу:

  • в приказе записывается фамилия работника и инициалы его имени и отчества, за исключением тех случаев, когда в штате имеются однофамильцы;
  • номера распоряжений и реквизиты присваиваются по установленному для конкретной организации шаблону, а номера записей обычно идут сплошной нумерацией;
  • при проставлении дат используется стандартный вид «дд.мм.гггг»;
  • обязательно указывается тип действия, совершаемого в отношении работника (приём на работу, увольнение, поощрение);
  • обязательно указывается причина для принятия приказа (трудовой договор, заявление работника).

Большое внимание уделяется защите от неправомерных изменений, поэтому каждый лист не только нумеруется, но и заверяется печатью. Сам журнал в обязательном порядке прошнуровывается, чтобы нельзя было просто отделить листы. На шнуровке в самом конце проставляется специальная наклейка с обозначением отдела кадров или самой организации. Затем, проставляется подпись ответственного работника, подтверждающая правильность заполнения.

Хранение журнала приказов

Один из важнейших вопросов, определяющих правильное заполнение журнала – это сколько хранятся приказы по личному составу. Срок хранения также определяется законами РФ. Раньше он составлял 75 лет (распространяется для документов, составленных ранее 2003 года). Но в 2016 году вышли поправки к Федеральному закону, устанавливающие сокращённые сроки хранения – 50 лет.

Документам присваиваются определённые индексы:

  • «К» или «Л/С» – сроки хранения в настоящее время до 50 (пятидесяти) лет;
  • иные индексы – сохранение до 5 лет.

Обратите внимание: обычно к приказам, получающим категорию «временное хранение», относят командировочные или отпускные распоряжения.

Необходимо помнить, что все приказы должны группироваться определённым образом с учётом всех особенностей. В частности нельзя объединять вместе бумаги с разными сроками хранения. При формировании одного дела бумаги должны нумероваться в хронологическом порядке.

Если подвести итог, то распоряжения должны содержать развёрнутую и точную информацию о целях, задачах и видах конкретных документов. Порядок нумерации, хронология, регистрация и хранение определяют порядок формирования дел. Всё это должно отражаться в конкретных книгах для каждой компании.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

  • документы, связанные с поиском и набором персонала;
  • документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
  • нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
  • различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
  • документы, включающие личные сведения о работниках;
  • архивные документы по личному составу;
  • документы персонального учета и анкеты;
  • иные виды документов по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Приказы по личному составу

В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

  • приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
  • приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

  • приказы о приеме и увольнении:
  • приказы о перемещении и переводе;
  • командировочные приказы;
  • приказы обо всех видах отпуска;
  • нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом составляется акт.

Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

  • штатное расписание;
  • перечень должностей;
  • трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
  • копии персональных документов сотрудников;
  • документы персонального учета и личные дела персонала;
  • должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
  • приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
  • документы по работе аттестационной комиссии;
  • направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
  • документы об отпусках, переводах и командировках;
  • различные приказы или распоряжения по личному составу;
  • записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

Категории документов и их копий для хранения в личном деле работника:

  • анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
  • копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, – паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
  • копия трудовой книжки;
  • заявление о приеме, переводе и другие;
  • копии всех приказов на работника;
  • копия трудового договора;
  • иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и печатью организации. Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу — одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную номенклатуру дел. Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. Штатное расписание, а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

  • личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
  • невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
  • приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
  • журналы по учету движения документов по персоналу;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.

Реестр приказов образец

Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям. Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует. В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала. В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О.

Журнал регистрации приказов образец бланк

  • о приеме на работу;
  • о переводе;
  • о дежурстве;
  • об оплате труда;
  • о совмещении профессий;
  • об увольнении сотрудника;
  • о повышении квалификации;
  • о поощрении персонала;
  • обо всех видах отпусков;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных и учебных отпусках;
  • о дежурстве;
  • о непродолжительных командировках.

Приказы задним числом: способы регистрации Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено.

Журнал регистрации приказов (скачать)

Вам понадобится

  • — приказы;
  • — журнал учета;
  • — инструкция по кадровому делопроизводству;
  • — 2 или 3 скоросшивателя.

Инструкция 1 Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года.

Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. 2 Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75.

Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству: Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом. Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа.

Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия. В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона.

Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.


Слово законодательства Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов.

Журнал регистрации приказов

Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

  • количество прошитых листов;
  • должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см.
п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Реестр приказов образец

КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку. Разработкой и ведением журнала регистрации приказов может заниматься сотрудник кадрового отдела или делопроизводства (офис-менеджер, секретарь).

Стандартными графами в бланке журнала регистрации приказов по личному составу являются:

  • № приказа и дата его утверждения;
  • Суть приказа (его содержание);
  • ФИО того, кто подписывал документ;
  • ФИО того, кто является исполнителем;
  • Список лиц, которые должны ознакомиться с распоряжением;
  • Подпись ответственного лица, удостоверяющая получение приказа;
  • Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.

Любой образец, взятый за основу в разработке журнала регистрации приказов по личному составу, может быть доработан в соответствии с нуждами предприятия.

Журнал регистрации приказов образец скачать

На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения. Содержание журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения.

Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности. Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.

Журнал регистрации приказов образец рк

Бухгалтерский и налоговый учет для чайников Электронный журнал, пошаговое бесплатное обучение

Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

Разработка бланка журнала регистрации приказов по личному составу проводится на каждом предприятии индивидуально. В качестве примера для его составления можно воспользоваться образцами, предлагаемыми к использованию другими компаниями.

Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2019 году

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2019 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать
Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

ст. 86 Трудового кодекса
Раздел 6 ТК Нюансы о заработке, что прописываются в приказе
ст. 123 ТК Оформление отпуска
ст. 15, 56, 67 ТК Зачисление в штат
ст. 68 ТК Правила издания приказа в связи с этим
ст. 128 ТК Правила предоставления отпусков без оплаты
ст. 358 Приказа Росархива Правила ведения журнала

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

  1. О приеме сотрудника в компанию.
  2. О расторжении соглашения с сотрудником.
  3. О переводе человека на иную работу.
  4. О совмещении должностей.
  5. О предоставлении отпусков.
  6. О направлении сотрудника в командировки.
  7. О поощрениях и т. д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Образец договора ренты с пожизненным содержанием с иждивением по ГК РФ, читайте здесь.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

  • сотрудником отдела кадров;
  • менеджером по персоналу;
  • секретарем
  • делопроизводителями;
  • руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем журнал прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  • количество страниц;
  • подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
  • печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

  • есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  • есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
  • есть ли заголовок и текст, подпись;
  • есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

  • титульный лист;
  • раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
  • раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

  • название компании;
  • название документы;
  • дату, с которой начали вести журнал;
  • дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

  • ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
  • данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
  • подписи каждого такого лица;
  • данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

  • номер записи о регистрации приказа;
  • дату, номер приказа, что был утвержден;
  • разновидность приказа;
  • ФИО, табельный номер работника;
  • документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

  • кто будет ответственным лицом;
  • кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
  • какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Каждый приказ стоит Регистрировать в день, когда его издали
Регистрируют любое распоряжение Руководителя относительно работника
Если приказ не зарегистрирован Он не будет иметь юридической силы
Обычно журнал ведут за текущий год С начала следующего года нумерация начинается сначала
Все приказы имеют уникальные коды Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать
Журнал могут вести в бумажном или электронном формате Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Сведения о сотруднике Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе
Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения Поэтому журнал прошивают
Отражение ФИО должно быть полным, А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию
Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация
Журнал регистрации – внутренний документ Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства
Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение
Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу
Порядок индексации разрабатывается в компании

Образец заполнения

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Какой срок хранения

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

Есть долгосрочные приказы, которые сохраняют 75 лет. Это приказ о приеме человека на работу;
о переводе или увольнении;
о получении отпуска;
об аттестации сотрудника;
о назначении премий и т. д.
К краткосрочным приказам со сроком хранения 5 лет относят документ, в соответствии с которым предоставляется человеку отпуск;
выносится дисциплинарное взыскание;
оформляется командировка

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Как проводится оценка недвижимости для ипотеки в Сбербанке, читайте здесь.

Порядок оформления купли-продажи земельного участка в 2019 году, смотрите здесь.

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.

Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.

Но стоит отметить, что никогда не знаете, в какой момент понадобится отыскать определенный приказ.

А без журнала это сделать сложно. Его используют в разных целях, о которых уже упоминалось выше.

Подобный журнал регистрации – документ, позволяющий повлиять на эффективность документооборота, а также сделать легитимными определенные источники.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

  • о приеме на работу;
  • о перемещении;
  • о совмещении;
  • о переводе на другую работу;
  • об увольнении (расторжении трудового договора);
  • об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  • об изменении фамилии;
  • о поощрении, награждении;
  • об оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
  • о дежурстве по профилю основной деятельности;
  • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит